核心となる部分

ビジネスとして電話を受ける場合、相手がかけてきてくれているということを忘れてはいけません。
つまり、どんな内容であったとしても、相手は用事があるということなのです。
何気ない世間話から始まるかもしれませんが、核心となる部分があることも忘れないことが、ビジネスマナーの根幹となってきます。

電話に出る際には、まずは枕詞を使うことが必要となってくるでしょう。
朝であれば、おはようございますから始まり、お昼ならお電話ありがとうございますと一言つければ、気分が悪くなることはありません。
3コールが基本ともされますが、気遣いとしてお待たせいたしましたから始めることは、重要な意味を持ってくるのです。

電話を受ける際には、相手は用事があるのですから、それがどんなものなのか記録を取ることが重要となります。
大事な核心部分ですが、これはどんなにデジタルな社会になっても変わりません。

必ずメモを取り、情報を記録していくのです。
中にはそのままデジタル化するようなコールセンター業務もありますが、これも記録ということでは変わりません。

書き方はいろいろとありますが、相手がいるのですから、社名や名前を記録し、伝えられた情報は復唱します。
情報を記録しておけば、取り次ぐ場合にもスムーズに進めることができるようになるでしょう。

電話のトラブルが起きる前に

電話のマナーとして重要なのが、トラブルが起きてしまったときにあります。
ただ電話をしているときには気にならないようなことでも、ポイントを逃せば大失敗になることがあるのです。

よくあるのが、名前が聞き取れないということです。
サトウとカトウなどという聴き間違いもトラブルのもとになってしまうことが出てきます。

相手に対して、もう一度聞きなおすのは失礼と思ったりもしますが、その後にトラブルになるほうがよほど失礼ですので、必ず再度確認をします。
わかりにくい場合には、失礼ですがさしすせそのサトウ様でいらっしゃいますかといった表現も用いることが重要です。

中には常に電話をいただくお相手の場合もあります。
そんなお相手の場合、名前を聞くだけで起こられてしまうこともあるのです。

そうなる前に、聞き覚えがある方なら、失礼いたしましたと一言添えて、それ以上拡大することを防止することも必要となります。
小さな予防線ですが、かなりの効果があるからです。

電話を受けることも、掛けるときと同様に臨機応変な対応が求められます。
すべての型にはまると、失敗することになるのは、電話もコミュニケーションだからなのです。
それだけに、トラブルが起きる前に、こんなことがトラブルになるのだという認識を持っておくことが重要な意味を持ってくるといえるでしょう。