重要な能力

電話対応は、新人の時点から行っていくことでしょう。
なぜかといえば、ここに社会人の基本があり、仕事を覚えるための情報が詰まっているからです。
それだけに、どんな対応をするのかによって、仕事の成否を左右したりすることも出てきます。

印象ということを考えた場合、電話は顔が見えません。
たった一言や話し方によって、印象はいくらでも変化します。
大事な情報を聞き漏らしたりしないような配慮も必要ですので、電話対応は重要な能力となってくるのです。

印象ということでは、どんなフレーズを使うのかということがカギになってきます。
下記に詳しく書かれていますので、参考にいかがでしょうか。
>>http://matome.naver.jp/odai/2140482912680881401

企業によっても違いがありますが、3コール以内や1コールでは取らないといったルールがあります。
待たすということが問題となるため、3コール以上はお待たせしましたと一言つける気遣いが必要でしょう。

1コールで取らないというのは、掛けた瞬間に出られると、驚いてしまうからです。
こうしたことも、相手に対する気遣いになるのですから、掛けるときと同様に考えていかなければいけない基本なのです。

掛ける側のマナーとして

掛ける側から考えると、いろいろな基本マナーがあることを忘れてはいけません。
こうした基本を見て覚えるだけでも、マナーを覚えることができるでしょう。
>>https://job.rikunabi.com/contents/manners/1007/

掛ける場合でも、基本は相手の顔が見えないということにあります。
顔を見て話すことができないのですから、要件をまとめて置き、簡潔に話を進めることが重要になってきます。

いきなり要件に入らないようにするためにも、こうした要件のまとめが重要になってくるのです。
もちろん切るときも、いきなり切れば失礼ですので、一呼吸置くぐらいの余裕が重要となるでしょう。

掛ける側として考えても、いったい何を言っているのかよくわからないこともあります。
下記にもそんな例が出ていますので、参考にできるでしょう。
>>https://denwa.genkie.com/030/ent190

早口のこともありますし、聞こえないこともあるでしょう。
滑舌の問題もありますし、自分が専門用語を理解できていないといったことも原因となります。

問題は、どこに原因があるのかということではありません。
確認が取れて、間違いがなければいいのです。
そのためには、復唱して確認を求めれば問題が起きないといえるでしょう。

電話を掛けた側としても、専門用語がわからず、話が進まないのであれば、わかる人間に代わってもらうことも必要です。
相手が要領を得ないのであれば、要点をついた話にして確認を取れば問題はないでしょう。
配慮をするということができれば、電話のトラブルを解消することができるのですから、情報の不確認でトラブルにならないようにして行くこともマナーなのです。